Weniger Verwaltungsaufwand bei Aufträgen, Projekten und Dienstleistungen
Ich analysiere gewachsene Abläufe und entwickle die Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt.
Wenn Informationen über Tabellen, Dateien und verschiedene Programme verteilt sind, entstehen schnell unnötige Arbeitsschritte, Fehler und fehlender Überblick. Gemeinsam klären wir, wo das eigentliche Problem liegt – und wie sich der Ablauf sinnvoll vereinfachen lässt.
Kostenfreier Optimierungs- und Automatisierungs-Check
Wo lassen sich Ihre digitalen Abläufe einfacher und effizienter gestalten und automatisieren?
Prüfen Sie in rund zwei Minuten, wo Excel und Word, getrennte Systeme, manueller Datenaustausch oder wiederkehrende Arbeitsschritte unnötig Zeit kosten. Ich werte Ihre Angaben persönlich aus und sende Ihnen eine erste, ehrliche Einschätzung zu sinnvollen Verbesserungsmöglichkeiten.
Welche wiederkehrenden Tätigkeiten kosten Ihr Team heute unnötig Zeit?
Mehrfachauswahl möglich. Wählen Sie spontan alles, was regelmäßig vorkommt.
2 von 7 · MedienbrücheNoch ca. 90 Sek.
Wo entstehen Brüche zwischen Programmen, Dateien oder Beteiligten?
Gemeint sind Stellen, an denen Menschen Informationen manuell weiterreichen oder neu erfassen müssen.
3 von 7 · SystemlandschaftFast zur Hälfte
Welche Systeme oder Werkzeuge spielen dabei eine Rolle?
Sie müssen keine Produktnamen kennen. Mehrfachauswahl möglich.
4 von 7 · WunschbildMehr als die Hälfte geschafft
Was sollte künftig einfacher, zentraler oder automatisch passieren?
Wählen Sie das gewünschte Ergebnis – die technische Lösung muss noch nicht feststehen.
5 von 7 · HäufigkeitNur noch 2 Fragen
Wie häufig läuft dieser Prozess ungefähr ab?
6 von 7 · WirkungLetzte Auswahlfrage
Welche Folgen hat der heutige Ablauf für Ihr Unternehmen?
Mehrfachauswahl möglich.
7 von 7 · KurzbeschreibungFast geschafft
Wie läuft der Prozess heute ab – und was soll sich verändern?
Zwei oder drei Sätze genügen. Ihr Anliegen darf auch ein Dashboard, eine individuelle Anwendung oder ein anderer digitaler Prozess sein.
Bitte beschreiben Sie den Ablauf mit mindestens 15 Zeichen.
Träger Gütesiegel Software Made In Germany vom Bundesverband IT Mittelstand e.V.
Eine Auswahl meiner Kunden
Viele Unternehmen haben gute Systeme – aber zu viele Tabellen, Listen und Arbeit dazwischen
Aufträge, Projekte oder Dienstleistungen werden häufig über Jahre hinweg in Excel-Tabellen, Word-Dateien und verschiedenen Programmen organisiert. Das funktioniert lange gut – bis die Zahl der Vorgänge steigt, mehr Mitarbeitende beteiligt sind oder die Abläufe komplexer werden. Dann müssen Informationen an mehreren Stellen gepflegt, Daten zusammengesucht und Arbeitsschritte manuell kontrolliert werden. Der Überblick wird schwieriger, Fehler nehmen zu und immer mehr Zeit fließt in die Verwaltung statt in das eigentliche Geschäft.
Daten werden mehrfach eingegeben und gepflegt
Kunden-, Projekt- oder Auftragsdaten stehen in verschiedenen Tabellen, Dateien oder Programmen. Änderungen müssen mehrfach eingetragen und kontrolliert werden (und widersprechen sich oft).
Informationen liegen verteilt und müssen ständig zusammengefasst werden
Ein Teil steht in Excel, anderes in Word, E-Mails oder bestehenden Programmen. Wer einen vollständigen Stand braucht, muss ihn erst zusammensuchen.
Wiederkehrende Arbeitsschritte bleiben Handarbeit
Dokumente erstellen, Daten übertragen, Status aktualisieren oder Folgeaufgaben anstoßen: Viele Abläufe wiederholen sich, werden aber jedes Mal manuell erledigt.
Der aktuelle Stand ist nicht auf einen Blick verfügbar
Für Projektstände, offene Aufgaben, Abrechnung oder Kennzahlen müssen Informationen erst zusammengeführt oder bei Mitarbeitenden abgefragt werden.
Wichtige Abläufe hängen von einzelnen Personen ab
Bestimmte Mitarbeitende wissen, welche Liste aktuell ist, wo Informationen stehen und was als Nächstes erledigt werden muss. Dieses Wissen steckt häufig mehr in Köpfen als im Prozess.
Mehr Geschäft führt unmittelbar zu mehr Verwaltungsaufwand
Steigt die Zahl der Kunden, Projekte oder Vorgänge, wächst der Aufwand für Pflege, Kontrolle und Abstimmung direkt mit – obwohl sich der eigentliche Ablauf kaum verändert.
Woran Sie merken, dass Ihre Abläufe nicht mehr mitwachsen
Gewachsene Abläufe funktionieren oft lange gut. Problematisch wird es meist erst dann, wenn mehr Aufträge, Projekte oder Mitarbeitende hinzukommen. Plötzlich müssen Informationen häufiger zusammengesucht, Arbeitsschritte abgestimmt und Listen manuell nachgehalten werden. Was früher nebenbei funktioniert hat, kostet zunehmend Zeit und wird fehleranfälliger. Typische Anzeichen dafür sind:
Sie müssen erst nachfragen, bevor Sie einen verlässlichen Stand haben
Wichtige Informationen sind vorhanden, liegen aber in verschiedenen Dateien, Programmen oder bei unterschiedlichen Mitarbeitenden.
Mehr Geschäft bedeutet sofort mehr Verwaltungsaufwand
Neue Kunden, Projekte oder Aufträge führen automatisch zu mehr Pflege, Kontrolle und Abstimmung.
Auswertungen müssen immer wieder neu erstellt werden
Zahlen und Projektstände stehen nicht direkt zur Verfügung, sondern müssen vor Besprechungen oder Entscheidungen erst zusammengestellt werden.
Kleine Änderungen verursachen mehrere Arbeitsschritte
Eine neue Adresse, ein geänderter Status oder eine Freigabe muss an mehreren Stellen angepasst und weitergegeben werden.
Ihre Mitarbeitenden verwalten den Prozess, statt ihn zu bearbeiten
Ein spürbarer Teil der Arbeitszeit geht für Übertragen, Kontrollieren, Nachfragen und Dokumentieren drauf.
Das Ziel: Mehr Kapazität für Kunden, Projekte und Wachstum
Ziel ist deshalb nicht, möglichst viel zu digitalisieren oder neue Software einzuführen. Entscheidend ist, dass Informationen verlässlich verfügbar sind, wiederkehrende Arbeit reduziert wird und Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit für das eigentliche Geschäft haben.
So kann Ihr Unternehmen wachsen, ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Maß mitwächst.
Weniger Verwaltungsaufwand
Wiederkehrende Pflege-, Kontroll- und Abstimmungsaufgaben werden reduziert oder sinnvoll automatisiert.
Informationen sind dort verfügbar, wo sie gebraucht werden
Projektstände, Auftragsdaten und offene Vorgänge müssen nicht erst aus mehreren Dateien oder Programmen zusammengesucht werden.
Weniger Fehler und Nacharbeit
Doppelte Eingaben, Übertragungsfehler und vergessene Arbeitsschritte werden deutlich reduziert.
Ein verlässlicher Überblick
Wichtige Informationen und Kennzahlen stehen aktuell zur Verfügung – ohne ständiges Nachfragen oder manuell erstellte Zwischenstände.
Mehr Geschäft ohne proportional mehr Verwaltung
Mehr Kunden, Projekte oder Aufträge müssen nicht automatisch bedeuten, dass im gleichen Verhältnis mehr Zeit für Verwaltung benötigt wird.
Weniger Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden
Abläufe und Informationen bleiben nachvollziehbar, auch wenn jemand im Urlaub ist, ausfällt oder das Unternehmen verlässt.
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vom Ablauf ab
Nicht jedes Problem braucht eine neue Software. Manchmal reicht eine gezielte Automatisierung oder Schnittstelle, manchmal ist ein eigenes Tool sinnvoll. Entscheidend ist, welche Lösung den bestehenden Ablauf tatsächlich einfacher und verlässlicher macht.
Individuelle Tools, Benutzeroberflächen und Dashboards
Wenn Excel, Word oder bestehende Programme einen Ablauf nicht mehr sauber abbilden, kann eine individuelle Anwendung die benötigten Informationen und Arbeitsschritte zentral zusammenführen.
Automatisierungen und Schnittstellen
Wenn Daten mehrfach übertragen oder wiederkehrende Schritte manuell angestoßen werden, können Abläufe automatisiert und bestehende Systeme sinnvoll miteinander verbunden werden.
Kunden- und Self-Service-Portale
Wenn Informationen, Dokumente, Statusmeldungen oder Daten regelmäßig mit Kunden oder Partnern ausgetauscht werden, kann ein Portal diese Prozesse deutlich vereinfachen.
Besonders sinnvoll für Unternehmen mit gewachsenen Verwaltungsabläufen
Besonders gut passt die Zusammenarbeit zu Unternehmen, in denen Aufträge, Projekte oder Dienstleistungen mit der Zeit komplexer geworden sind und dadurch immer mehr Abstimmung, Pflege und manuelle Verwaltung entsteht.
Ingenieurbüros und Planungsbüros
Wenn Angebote, Projekte, Zeiten, Dokumente und Abrechnung über mehrere Tabellen, Dateien oder Programme organisiert werden und mit wachsendem Projektvolumen der Verwaltungsaufwand steigt.
Technische Unternehmen
Wenn Aufträge, Einsätze, Dokumentation, Statusmeldungen oder Abrechnung zwischen Büro, Projektleitung, Außendienst oder Service abgestimmt werden müssen.
Dienstleistungsunternehmen und Organisationen mit gewachsenen Abläufen
Wenn Informationen über verschiedene Programme, Excel-Dateien und Mitarbeitende verteilt sind und wiederkehrende Verwaltungsaufgaben zunehmend Zeit binden.
Der Ablauf: So organisieren wir eine Zusammenarbeit
Ich arbeite bewusst nicht nach dem Prinzip: „Wir bauen sofort eine Lösung“. Zuerst muss klar sein, wo das eigentliche Problem liegt, welche Abläufe betroffen sind und ob eine digitale Lösung überhaupt sinnvoll ist.
Schritt 1 Kostenfrei
Eigenen Ablauf prüfen
2 Minuten
Digital
Unverbindlich
Sie beantworten sieben kurze Fragen zu einem konkreten Ablauf in Ihrem Unternehmen. Anschließend prüfe ich persönlich, wo unnötige Arbeit, fehlender Überblick oder sinnvolle Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.
Gemeinsam betrachten wir den betreffenden Ablauf genauer: Wie wird heute gearbeitet, welche Systeme und Dateien sind beteiligt und wo entstehen unnötige Zwischenschritte, Fehler oder fehlender Überblick?
Schritt 3 Kostenfrei
Konzeptvorstellung
30–45 Minuten
Video-Call
inkl. Festpreis-Kalkulation
Ich stelle Ihnen meinen Lösungsansatz vor und zeige, wie der Ablauf künftig einfacher und verlässlicher funktionieren kann. Sie erhalten außerdem den Festpreis für das mögliche Projekt. Danach entscheiden Sie.
Schritt 4
Sollkonzept
2–3 Wochen
2–3 gemeinsame Termine
Konkrete Umsetzungsgrundlage
Aus dem Lösungsansatz entsteht ein konkret nachvollziehbarer Sollprozess – inklusive Abläufen, benötigten Funktionen und ersten Ansichten.
Ihre Zufriedenheitsgarantie: Nach Abschluss des Sollkonzepts entscheiden Sie, ob Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Falls nicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück und wir beenden das Projekt.
Schritt 5
Umsetzung
Ø 5–7 Wochen
Auf Basis des Sollkonzepts
Transparent und abgestimmt
Nach Freigabe des Sollkonzepts wird die vereinbarte Lösung umgesetzt und Schritt für Schritt mit Ihnen abgestimmt.
Schritt 1 · kostenfrei
Eigenen Ablauf prüfen
Sie beantworten sieben kurze Fragen zu einem konkreten Ablauf in Ihrem Unternehmen – zum Beispiel zur Verwaltung von Aufträgen, Projekten oder Dienstleistungen.
Anschließend prüfe ich persönlich, wo unnötige manuelle Arbeit entsteht, Informationen fehlen oder Abläufe unnötig kompliziert geworden sind.
Sie erhalten damit eine erste Einschätzung, ob und an welcher Stelle sich eine genauere Analyse lohnt.
Für Sie entstehen keine Kosten und keine Verpflichtung.
Schritt 2 · kostenfrei
Analysegespräch
Gemeinsam betrachten wir den betreffenden Ablauf genauer: Wie wird heute gearbeitet, welche Personen, Dateien und Systeme sind beteiligt und an welchen Stellen entstehen unnötige Zwischenschritte?
Dabei geht es zunächst nicht darum, eine bestimmte technische Lösung zu verkaufen. Entscheidend ist, das eigentliche Problem zu verstehen und festzustellen, welche Verbesserung für Ihr Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll ist.
Danach lässt sich realistisch einschätzen, welches Potenzial besteht und ob eine weitere Ausarbeitung sinnvoll ist.
45–60 Minuten
persönlich per Video-Call
Analyse Ihres konkreten Ablaufs
weiterhin vollständig kostenfrei
Schritt 3 · kostenfrei
Konzeptvorstellung
Wenn nach dem Analysegespräch klar ist, dass eine Verbesserung sinnvoll ist, erarbeite ich einen konkreten Lösungsansatz für Ihren Ablauf.
Ich zeige Ihnen, wie ein sinnvoller Zielzustand aussehen kann, welcher Lösungsweg aus meiner Sicht geeignet ist und mit welchem Aufwand zu rechnen ist.
Das kann beispielsweise ein individuelles Tool, eine Automatisierung, eine Schnittstelle oder eine Kombination daraus sein. Entscheidend ist nicht die Technik, sondern welche Lösung für Ihren Ablauf sinnvoll ist.
Danach entscheiden Sie. Sie erhalten bereits in diesem Schritt die Festpreis-Kalkulation für das gesamte mögliche Projekt. Bis hierhin entstehen Ihnen keine Kosten.
Schritt 4
Vom Lösungsansatz zur konkreten Umsetzungsgrundlage
Im Sollkonzept wird aus dem vorgestellten Lösungsansatz ein konkret nachvollziehbarer zukünftiger Ablauf.
Gemeinsam legen wir fest, wie der Prozess künftig funktionieren soll, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden und wie die einzelnen Schritte zusammenspielen.
Ihre Zufriedenheitsgarantie: Nach Abschluss des Sollkonzepts entscheiden Sie, ob Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind. Falls nicht, erhalten Sie Ihr Geld zurück und wir beenden das Projekt.
Das erhalten Sie
✓
Visualisierter Sollprozess Rollen, Prozessschritte, Entscheidungen und mögliche Automatisierungen werden übersichtlich dargestellt.
✓
Ausführliche Verschriftlichung Jeder relevante Schritt wird verständlich beschrieben und nachvollziehbar dokumentiert.
✓
Erste Ansichten und interaktive Vorschauen Felder, Masken und mögliche Bedienlogiken werden sichtbar, bevor entwickelt wird.
✓
Gemeinsames Feinjustieren Sie können Ergebnisse nachvollziehen, kommentieren und gemeinsam mit mir weiterentwickeln.
Am Ende wissen Sie, wie die Lösung aufgebaut werden soll, welche Funktionen tatsächlich benötigt werden und wie der zukünftige Ablauf aussehen soll.
Schritt 5
Umsetzung
Nach Freigabe des Sollkonzepts beginnt die Umsetzung der vereinbarten Lösung.
Sie wird Schritt für Schritt entwickelt, abgestimmt und so aufgebaut, dass sie im Arbeitsalltag tatsächlich funktioniert.
Über ein eigenes Projektmanagement erhalten Sie während der Umsetzung fortlaufend Einblick in den aktuellen Stand. Zusätzlich stelle ich regelmäßig Live-Ansichten bereit, damit Sie Zwischenergebnisse frühzeitig sehen und gemeinsam feinjustieren können.
durchschnittlich 5–7 Wochen
Umsetzung auf Basis des abgestimmten Sollkonzepts
fortlaufender Einblick in den Projektstand
frühzeitige Live-Ansichten und Abstimmungen
Drei Wege zu klareren digitalen Abläufen
Je nach Ausgangslage braucht Ihr Unternehmen nicht sofort eine komplette neue Software. Manchmal reicht zunächst ein belastbares Konzept. Manchmal geht es um die konkrete Umsetzung. Und manchmal ist eine unabhängige Zweitmeinung sinnvoll, bevor größere Entscheidungen getroffen werden.
Standbein 1
Soll-Konzept
Erst Klarheit schaffen, bevor entwickelt wird
Das Soll-Konzept ist der strukturierte Schritt zwischen erster Idee und konkreter Umsetzung. Es zeigt, welche Abläufe abgebildet werden sollen, welche Rollen beteiligt sind und welche Lösung wirklich sinnvoll ist.
Analyse der aktuellen Abläufe
Definition des Zielzustands
Struktur, Funktionen und Rollenmodell
Grundlage für Aufwand, Angebot und Umsetzung
Standbein 2
Umsetzung
Individuelle Software für gewachsene Prozesse
Wenn klar ist, was gebraucht wird, kann daraus eine schlanke digitale Lösung entstehen. Ziel ist nicht möglichst viel Technik, sondern eine Anwendung, die im Alltag wirklich genutzt wird.
Webbasierte Anwendungen
Dashboards und Auswertungen
Projekt-, Angebots- und Abrechnungsprozesse
Schnittstellen, Importe und Benutzerverwaltung
Standbein 3
Zweitmeinung
Bevor Sie in die falsche Richtung investieren
Wenn bereits eine Idee, ein Angebot, ein Tool oder ein laufendes Digitalprojekt im Raum steht, kann eine neutrale Einschätzung helfen. So erkennen Sie früh, ob Konzept, Aufwand und Nutzen zusammenpassen.
Prüfung bestehender Lösungsansätze
Einschätzung von Angeboten oder Konzepten
Aufdecken von Risiken und fehlenden Bausteinen
Klare Empfehlung für den nächsten Schritt
Unabhängig, direkt und mit klarem Blick auf das eigentliche Problem
Ich betrachte Ihre Abläufe aus betrieblicher und technischer Perspektive. Dabei geht es nicht darum, möglichst schnell eine neue Software einzuführen. Zuerst muss klar sein, wo im Arbeitsalltag tatsächlich Aufwand, Fehler oder fehlender Überblick entstehen. Erst danach wird entschieden, welche Lösung sinnvoll ist – zum Beispiel ein individuelles Tool, eine Automatisierung, eine Schnittstelle oder eine Anpassung bestehender Abläufe. Was bereits gut funktioniert, bleibt bestehen. Verändert wird nur, was im Alltag unnötig kompliziert geworden ist oder Ihr Unternehmen beim Wachstum ausbremst.
Kontakt
Weberando | im E-Port Mallinckrodtstraße 320 44147 Dortmund
Ich beschäftige mich vor allem mit der Frage, wie mittelständische Unternehmen gewachsene Abläufe vereinfachen, bestehende Systeme sinnvoll verbinden und wiederkehrende manuelle Arbeit reduzieren können. Dabei geht es nicht um Digitalisierung um jeden Preis, sondern um wirtschaftlich sinnvolle Verbesserungen: weniger doppelte Datenpflege, weniger Fehler und verlässlichere Informationen für die Geschäftsführung und verantwortliche Personen. Ich arbeite ehrlich und pragmatisch: Was gut funktioniert, bleibt bestehen. Verändert wird nur, was im Alltag unnötigen Aufwand, Abhängigkeiten oder fehlende Transparenz erzeugt. Mein Ziel ist keine Software um der Software willen, sondern ein Unternehmen, dessen Abläufe auch bei Wachstum übersichtlich und verlässlich funktionieren.
Übrigens
Mit meiner Marke Weberando bin ich Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand e.V. und Träger des Gütesiegels Software made in Germany
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