Blog und Gedanken

Welche Prozesse sich mit einer Individualsoftware umsetzen lassen

Die Liste der Möglichkeiten ist vermutlich unendlich: Zusammengefasst lassen sich alle Prozesse mit einer individuell entwickelten Software digitalisieren, bei denen Daten in irgendeiner Form

  • erfasst,
  • gespeichert,
  • zur Verfügung gestellt,
  • ausgewertet,
  • berechnet,
  • geprüft
  • oder visualisiert werden sollen.

Besonders Prozesse, die mit Excel-Tabellen verwaltet werden, lassen sich ohne Ausnahme einfacher, schneller und sicherer mit einer soliden Individualsoftware umsetzen.

Ein gutes Digitalisierungsbeispiel ist vermutlich der Urlaubsplaner, der ziemlich gerne in Form einer Excel-Tabelle gepflegt wird. Der Prozess der Excel-Urlaubsplanung läuft in etwa wie folgt:

  • Ihr:e Mitarbeiter:in druckt einen Blanko-Urlaubsantrag aus,
  • füllt diesen aus,
  • scannt diesen oder reicht diesen in Papierform bei Ihnen ein.
  • Sie prüfen manuell, ob es Urlaubsüberschneidungen gibt,
  • geben den Antrag per Unterschrift frei,
  • machen eine Kopie,
  • geben das Original zurück
  • und tragen den Urlaub in den Excel-Urlaubsplaner ein.

Das waren jetzt tatsächlich 8 Schritte, die so (oder so ähnlich) häufig in der täglichen Praxis vorkommen. Mit einer digitalen Lösung sähe das deutlich eleganter aus:

  • Ihr:e Mitarbeiter:in öffnet den digitalen Planer per Smartphone und reicht den Urlaubsantrag ein.
  • Das System prüft für Sie, ob es Überschneidungen gibt und informiert Sie.
  • Sie geben den Antrag am PC frei oder lehnen ab.
  • Das System informiert Ihr:e Mitarbeiter:in anschließend und speichert den Datensatz ab.
  • Mehr noch: Anhand der Daten kann die Webanwendung auch den Urlaubsanspruch berechnen, an Resturlaubstage erinnern oder Statistiken für Urlaube und Fehlzeiten errechnen.

Ein anderes, sehr interessantes Beispiel ist das der Auftragserfassung oder -verarbeitung. Eine richtige Auftrags-, Lagerbestands oder Kunden-“Datenbank” mit Excel aufzusetzen, ist ziemlich umständlich (bis unmöglich) und schränkt von Anfang ein. Eine webbasierte Software ist da deutlich eleganter.

#1 Überblick: Keine Chance für Excel-Tabellen

Ein so dringend notwendiger Überblick über die eigenen Daten in Form von Ergebnissen, Erledigungsmengen oder Umsatzzahlen (und Ähnlichem) muss bei Excel-Tabellen häufig immer wieder neu erarbeitet werden. Nicht selten ergeben sich zudem nach ein paar Tagen “auf einmal” ganz andere Zahlen – bei scheinbar gleichen Daten.

Eine Webanwendung hingegen ist eine Software, die genau für Ihren Prozess entwickelt wird. Jedes Feld ist genau dort, wo es für Sie am sinnvollsten hingehört – und jede Funktion wird genau so entwickelt, wie Sie sie benötigen. Ihre Daten werden vollständig und sauber strukturiert, um Ihnen jederzeit genau die Informationen zu zeigen, die Sie in genau diesem Moment benötigen. Ohne Formeln, ohne lange Ladezeiten, ohne Daten-Chaos.

#2 Dateneingabe: Optimiert für eine einfache und schnelle Erfassung

Die Eingabe der Daten erfolgt bei Excel-Tabellen in Zellen, die keinen klaren Rahmen bieten und für die Eingabe gar nicht optimiert sind. Falsche, fehlerhafte, versehentlich gelöschte oder “verschwundene” Daten gehören zur Tagesordnung und müssen häufig repariert oder neu erfasst werden. Manchmal dauert es, bis die Fehler erkannt sind – und oft genug passiert das gar nicht erst.

Bei einer Webanwendung sind alle Eingabemasken und Datenfelder präzise durchdacht, intuitiv verständlich und so optimiert, dass die Dateneingabe einfach und geordnet erfolgen kann – und wieder Spaß macht. Plausibilitätskontrollen überwachen parallel die Eingabe – noch während der Eingabe. So können Fehler abgefangen werden, bevor sie übernommen werden.

Mit einer individuell entwickelten Webanwendung digitalisieren Sie (zusammengefasst) nahezu jeden administrativen Prozess:

  • Auftragserfassung
  • Lagerbestandsverwaltung
  • Lead-/ Kundenverwaltung
  • Zeiterfassung
  • Schulungsplan
  • Mitarbeiterübersicht

Melden Sie sich bei Fragen hierzu gern.

Autor

Karim Fillal

Wirtschaftsinformatiker & Gründer von Weberando

Ich interessiere mich inzwischen seit über einem Jahrzehnt für Arbeitsprozesse und dafür, wie man sie mit cleveren Individuallösungen maximal optimieren kann. In meinem Blog versuche ich (seit Anfang 2024), relevante Themen aus diesem Bereich kurz und verdaulich aufzugreifen und zu erklären. Über Feedback hierzu freue ich mich.

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#Ich

Ich bin Wirtschaftsinformatiker (B.Sc.), Informationselektroniker und seit über 10 Jahren als Webentwickler aktiv. Mein Schwerpunkt ist die Digitalisierung von Arbeitsprozessen mithilfe moderner Webtechnologie. Ich berate fair und ehrlich, auch dann, wenn es wirtschaftlichen Interessen entgegensteht. Ich verhalte mich integer, gewissenhaft und halte mich an Absprachen. Ich wünsche mir dasselbe von allen, mit denen ich zusammenarbeiten darf. Trotz der Ich-Perspektive sehe ich mich nicht im Vordergrund, sondern immer das Projekt. Vielleicht mit Ihnen? Ich freue mich darauf.

Übrigens

Mit meiner Marke Weberando bin ich Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand e.V. und Träger des Gütesiegels Software made in Germany

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