Lohnt sich der Wechsel zu einer Individualsoftware?

Falls Sie momentan eine (oder mehrere) Excel Tabelle(n) nutzen, um Ihren Prozess abzubilden, gebührt Ihnen wohl erst einmal Respekt. Eine Excel Tabelle mitsamt der notwendigen Formeln aufzusetzen und einen ganzen Prozess damit zu steuern kann mitunter ziemlich komplex und zeitaufwendig sein 😩. Die Frage ist: Lohnt sich der Wechsel zur eigenen Software und wenn ja, warum eigentlich?

Oft werden in Excel wahre Wunder vollbracht – leider mit teils gravierenden Nachteilen in der Handhabung.

Ein Wechsel macht Sinn, wenn Ihr Prozess im Laufe der Zeit gewachsen ist und nun langsam kleinere (oder auch größere) Engpässe entstehen. Das können so einige sein: Etwa, dass nicht alle aus Ihrem Team zeitgleich mit der Excel Tabelle arbeiten können. Oder aber, dass der Zugriff auf die Tabelle nur innerhalb eines Netzwerks möglich ist – zumindest dann, wenn Sie nicht Cloud-basiert damit arbeiten. Schwierig wird es auch, wenn die Anzahl der Daten steigt und die Rechengeschwindigkeit antiproportional dazu sinkt. Und klar ist auch: nicht jeder Nutzer ist der geborene Formel-Profi – Ihre Excel Performance hängt also stark vom Wissen der zuständigen Person(en) Ihres Teams ab. Manches Problem lässt sich nur mit verschachtelten Array-Formeln oder mit VBA lösen, auf das aber häufig verzichtet wird – weil es einfach keiner kann.

Die altbekannten Probleme von Excel-Lösungen:

• Zu langsam, dauert ewig
• Zu viele Tabellen, keiner blickt durch
• Inkonsistent, zu viele Versionen
• Kein paralleles Arbeiten
• Schwer anpassbar
• (Oft) Excel-Profi notwendig
• Begrenzte Funktionalität

Eine Individualsoftware hingegen ist am Ende eine “fertige” Software, die punktgenau entwickelt wird. Zur Nutzung benötigen Sie selbst keinerlei Programmierkenntnisse. Die Benutzung erfolgt mit einer klar strukturierten Benutzeroberfläche, die genau auf Ihren Geschäftsprozess abgestimmt ist. Eine solche Software ermöglicht aber nicht nur, intuitiv, parallel und schnell mit dem gesamten Team (ortsunabhängig) damit zu arbeiten, sondern auch neue Wege zu gehen. Die möglichen Szenarien sind vielfältig:

Oft arbeite ich mit Teams zusammen, die sich ortsübergreifend ergänzen müssen. Eine Person erfasst notwendige Daten beispielsweise über eine mobile Ansicht der Software, während eine andere Person die Eingaben (an einem PC-Arbeitsplatz) in der Desktopversion einsehen und weiterverarbeiten kann. Eine webbasierte Individualsoftware kann zudem darauf eingestellt werden, die eingehenden Daten auf Plausibilität zu überwachen und so Fehleingaben strukturiert zu vermeiden. Wiederkehrende Arbeitsschritte haben außerdem häufig das Potential für eine Automatisierung.

Sparen lässt sich damit so einiges: Weniger Prozessschritte, weniger Arbeit, weniger Fehler – und weniger Kosten.

Fragen? Kontaktieren Sie mich hierzu gern.