Neu – Mit individueller Digitalisierung zu weniger Aufwand und mehr Überblick bei der Verwaltung Ihrer Projekte, Aufträge oder Finanzen

Excel- und Word-Chaos im Büro beenden

Klare Prozesse für Angebote, Projekte und Abrechnung

Ich ersetze fehleranfällige Excel- und Word-Prozesse in projektbasierten Büros durch ein individuell entwickeltes System, das administrative Abläufe deutlich einfacher, sicherer und übersichtlicher macht.

Büro-Potenzial-Analyse

Wo steckt ungenutztes Potenzial in Ihrem Büro?

8 Fragen · 2 Minuten · unverbindlich

Frage 1 von 8

Welche dieser Bereiche verursacht bei Ihnen aktuell den größten Aufwand in Ihrem Büro?

Projektübersicht & Status

HOAI / Abrechnung

Kalkulation & Budget

Controlling & Auswertung

Dauer: ca. 2 Minuten
Komplett per Email möglich

Frage 2 von 8

Wo verlieren Sie aktuell am meisten Zeit?

Mehrfachpflege in Excel

Manuelle Abstimmungen

Daten nachtragen / korrigieren

Unklare Zuständigkeiten

Frage 3 von 8

Was möchten Sie konkret verbessern?

Klaren Überblick über Projekte

Schnellere & sichere Abrechnung

Weniger Verwaltungsaufwand

Transparente Kennzahlen

Frage 4 von 8

Welche Systeme oder Tools nutzen Sie aktuell?

Excel

DATEV

Projektsoftware

Individuelle Lösung

Frage 5 von 8

Beschreiben Sie bitte kurz Ihre aktuelle Situation oder Herausforderung:

Frage 6 von 8

Wie groß ist Ihr Unternehmen?

1–5 Mitarbeitende

6–15 Mitarbeitende

Mehr als 15

Frage 7 von 8

Welche Rolle haben Sie im Unternehmen?

Geschäftsführung / Inhaber:in

Kaufmännische Leitung (CFO/COO)

Projektleitung

Sonstige

Träger Gütesiegel „Software Made In Germany“ vom Bundesverband IT Mittelstand e.V.

Für welche Büros dieses System besonders sinnvoll ist

Diese Lösung richtet sich an Ingenieur-, Bau- und Planungsbüros sowie andere projektbasierte Dienstleister.

In vielen dieser Büros haben sich über die Jahre Arbeitsweisen etabliert, die grundsätzlich funktionieren, im Alltag jedoch zunehmend Aufwand verursachen. Informationen liegen in verschiedenen Dateien, Auswertungen müssen regelmäßig neu erstellt werden und wichtige Daten werden immer wieder manuell zusammengeführt. Das funktioniert – verursacht aber täglich unnötigen Aufwand. Genau hier setzt meine Arbeit an. Typische Beispiele aus dem Büroalltag sind:

Projektübersichten werden mühsam und manuell in Excel gepflegt

Angebote entstehen aufwendig in Word-Dokumenten

Abrechnungsdaten werden aus verschiedenen Quellen zusammengesucht

Auswertungen werden regelmäßig händisch erstellt

Es kursieren mehrere (unterschiedliche) Versionen derselben Datei

An welchen Stellen im Tagesgeschäft ständig teurer Aufwand entsteht

Aufträge
und Projekte

Informationen zu Aufträgen und Projekten liegen häufig in mehreren Tabellen oder Systemen. Status, Fortschritt und aktuelle Zahlen müssen manuell geprüft und abgeglichen werden. Der Überblick geht verloren, Nachfragen häufen sich und Entscheidungen verzögern sich.

Abrechnung
und Finanzen

Abrechnungsrelevante Daten werden oft manuell aus verschiedenen Quellen zusammengesucht. Häufig ist unklar, ob wirklich „alles drin“ ist – oder ob etwas fehlt. Abrechnungen sind fehleranfällig, Leistungen werden nicht immer vollständig erfasst und die Liquidität leidet.

Auswertungen
und Ergebnisse

Auswertungen werden häufig ad hoc erstellt und müssen mühsam erarbeitet werden. Ärgerlich dabei: Bei scheinbar gleichen Daten entstehen immer wieder unterschiedliche Ergebnisse – je nach Ersteller und Vorgehensweise. Aber: Welche Zahl stimmt?

Ausfälle
und Übergaben

Viele Abläufe hängen von einzelnen Personen, Erfahrungswerten oder individuellen Excel-Dateien ab. Alle sind bemüht, aber jeder macht es ein wenig anders – obwohl vieles einfacher gehen würde oder gar nicht mehr nötig ist. Gleichzeitig fehlt im Alltag die Zeit, all das im Blick zu behalten. Ausfälle, Übergaben oder Wachstum führen dann schnell zu Problemen, die lange unbemerkt bleiben.

Was konkret dazu beiträgt, Ihren administrativen Aufwand zu reduzieren

Typische Bausteine, mit denen sich in der Praxis monatlich viele Stunden einsparen lassen

Häufig gefragt

Übersichtliche Verwaltung von Projekten und/oder Aufträgen

Projektstatus, Aufgaben, Budgets, Fristen, Zeiten, Phasen – alles an einem Ort und für alle jederzeit erreichbar. Mit individuell entwickelten, Eingabemasken und Übersichten, die manuelle Schritte automatisieren und clever mitdenken. Nie wieder Formelfehler, Mehrfacheingaben oder Versionschaos.

Ein Klassiker

Automatische Erstellung von Dashboards, Statistiken und Reportings

Individuelle Kennzahlen, die in Echtzeit auf Knopfdruck automatisch für Sie erstellt werden. Mit Filtern, Visualisierungen – und auf Wunsch auch mobil. Auch als Controlling-as-a-Service verfügbar: Inklusive individuell entwickelter Software, regelmäßiger Berichtserstellung, regelmäßigen Erweiterungen – im fairen Monatspaket und komplett „done-for-you“.

Ganz ohne Word- und Excel-Stress

Verwaltung von Angeboten, Rechnungen und offener Forderungen

Erfassen Sie Angebote und Rechnungen in eigens für Sie entwickelten Eingabemasken – automatisch kompatibel mit der E-Rechnungspflicht. Und: Auf Knopfdruck werden alle offenen Forderungen für Sie zusammengefasst – ohne „Sucherei“ und ohne die bestehende Buchhaltung zu ersetzen oder umzubauen.

Immer inklusive

Kinderleichte Benutzerverwaltung, um zu steuern, wer was sieht

Garantiert keine Lizenzkosten. Legen Sie einfach Ihr gesamtes Team (beliebiger Größe) mit wenigen Klicks selbst an, legen Sie selbst Rollen fest und steuern Sie Zugriffe – ganz ohne IT-Abteilung und ohne IT-Wissen. So sieht jeder nur das, was erlaubt und relevant ist.

Oft möglich

Anbindung bestehender (anderer) Systeme über Schnittstellen

Ihr neues System kann optional an andere, bestehende Systeme angebunden werden (wenn der andere Anbieter das erlaubt) – zum Beispiel Ihr Buchhaltungs-, Zeiterfassungs- oder ERP-System. Auch CSV-Imports sind möglich. Ich berate Sie hierzu gern, um zu besprechen, wann das Sinn machen kann – und wann nicht.

Grundsätzlich

Individuell entwickelt, statt von der Stange - wie ein Maßanzug

Alle Lösungen, die ich Ihnen vorschlage, sind hochindividuell nur für Ihren eigenen Prozess konzipiert und entwickelt. Ihre Anwendung entsteht deshalb auf „dem weißen Blatt“: Mit Ihrem Logo, Ihren Farben – und exakt den Funktionen, die für Sie sinnvoll sind. Was Sie brauchen, ist drin. Und was nicht, bleibt draußen. Individuell, effizient und leicht verständlich.

Weniger manuelle Schritte – messbar weniger Aufwand

Daten müssen nicht mehrfach erfasst, geprüft oder zusammengeführt werden. Arbeitsschritte, die heute manuell erledigt werden, lassen sich bündeln oder automatisieren. Ergebnis: Monatlich deutlich weniger administrativer Aufwand, weniger Fehler und weniger Rückfragen im Team.

Eine zentrale Datenbasis statt verstreuter Informationen

Aufträge, Projekte, Abrechnung und Finanzen greifen sauber ineinander. Statt mehrerer Tabellen oder isolierter Übersichten gibt es eine gemeinsame, verlässliche Datenbasis. Ergebnis: Weniger Abstimmungen, weniger Nachfragen – und mehr Zeit für das operative Geschäft.

Abläufe sichtbar und klar geführt

Bestehende Abläufe werden nicht verändert, sondern softwareseitig so unterstützt, dass sie klar abgebildet sind. Jeder sieht, was als Nächstes zu tun ist, welche Informationen benötigt werden und wo etwas erfasst oder erledigt werden muss. Ergebnis: Weniger Unsicherheit, weniger Unterbrechungen – und spürbar weniger Koordinationsaufwand im Alltag.

Wiederholbare Auswertungen statt Einmal-Berichte

Auswertungen entstehen nicht jedes Mal neu. Sie sind klar definiert, jederzeit abrufbar und basieren immer auf denselben, sauberen Daten. Ergebnis: Keine Diskussionen über Zahlen – und kein Zeitverlust durch manuelle Berichte.

Echte Ergebnisse aus verschiedenen Branchen, die ich umsetzen durfte

So sehen typische Projekte in der Praxis aus

Ausgezeichnete Arbeit. Ein vollständiges Programm zur Kunden- und Auftragserfassung. Wir sind sehr zufrieden (…).

Daniel Ellmerer
Geschäftsführer
PhiPack e.U.

Die Projektaufnahme war sehr gezielt und genau. (…) Durch diese Anwendung sparen wir täglich viel Zeit und auch Papier.

Benjamin Göcke
IT-Leiter
Kohlhage GmbH & Co. KG

Komplette Vereinfachung und Automatisierung unseres Prozesses. Kann ich nur weiter empfehlen.

Mussa Makki
Geschäftsführer
Jülicher Autozentrum GmbH

Super professionell, sowohl in der Vorbereitung, Durchführung als auch Nachbereitung eines Projekts. Jederzeit zu empfehlen!

Dennis Lahutta
Prokurist
TKDeutschland GmbH

Ablauf der Zusammenarbeit

Damit Sie wissen, was Sie erwartet – und warum der erste Schritt ganz leicht ist

Schritt 1

Potenzial-Analyse

In 2-3 Minuten fertig
100% kostenlos & digital

In dieser kurzen Analyse prüfen Sie strukturiert, ob in Ihrem Ingenieur- oder Planungsbüro vermeidbarer administrativer Aufwand entsteht. Die 8 Fragen erfassen typische Engpässe rund um Projektübersicht, Abrechnung, Controlling und interne Abstimmungen. Sie erhalten im Anschluss eine ehrliche Einschätzung, ob realistisches Entlastungspotenzial vorhanden ist –
oder ob Ihre bestehenden Prozesse bereits gut aufgestellt sind. Unverbindlich. Sachlich. Ohne Verkaufsdruck.

Schritt 2

Konzeptvorstellung

30 Min Video-Call
100% kostenlos

Wenn es für beide Seiten passt, vereinbaren wir einen einstündigen Online-Analysetermin, bei dem wir genau festhalten, was wir erreichen wollen. Im Anschluss stelle ich Ihnen ein individuelles Festpreis-Konzept vor – inklusive realistischer Einschätzung von Aufwand und Nutzen. Sie entscheiden abschließend in Ruhe, ob Sie weitermachen möchten.

Schritt 3

Entwicklung

In ∅ 8 Wochen fertig
40-Stunden-Garantie

Nach der Freigabe starten wir mit der Umsetzung. Wir vereinbaren zu Beginn ein messbares Ziel: mindestens 40 Stunden weniger administrativer Aufwand pro Monat. Sollte dieses Ziel nicht erreicht werden, berechne ich das Projekt nicht.

Damit Sie garantiert sicher und sorgenfrei sein können

Ich weiß, dass eine individuelle Softwarelösung immer auch Vertrauenssache ist, weil sie tief in den Arbeitsalltag und die gewachsenen Strukturen Ihres Unternehmens eingebunden ist. Deshalb lege ich großen Wert auf klare Absprachen, feste Erreichbarkeiten und eine Zusammenarbeit, die auch in Ausnahmesituationen stabil bleibt. Qualität, Verlässlichkeit und der Schutz Ihrer Daten sind dabei keine Versprechen, sondern feste Bestandteile meiner Arbeitsweise. So entsteht eine Zusammenarbeit, bei der Sie jederzeit wissen, wie sich die Lösung konkret auf Ihren Arbeitsalltag auswirkt.

Kontakt

Über mich

Ich bin Wirtschaftsinformatiker (B.Sc.), Informationselektroniker und seit über 10 Jahren als Entwickler aktiv. Mein Schwerpunkt ist die Optimierung von Arbeitsprozessen mithilfe von cleveren Digitalisierungen, Optimierungen und Automatisierungen. Ich berate fair und ehrlich, auch dann, wenn es wirtschaftlichen Interessen entgegensteht. Ich verhalte mich integer, gewissenhaft und halte mich an Absprachen. Ich wünsche mir dasselbe von allen, mit denen ich zusammenarbeiten darf. Trotz der Ich-Perspektive sehe ich mich nicht im Vordergrund, sondern immer das Projekt. Vielleicht mit Ihnen? Ich freue mich darauf.

Übrigens

Mit meiner Marke Weberando bin ich Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand e.V. und Träger des Gütesiegels Software made in Germany

15 Min • kostenfrei • unverbindlich