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Damit Wachstum nicht automatisch mehr Aufwand bedeutet
Ich automatisiere gewachsene Abläufe und verbinde bestehende Systeme – damit Ihr Unternehmen effizient arbeitet, verlässlich steuerbar bleibt und gesund wachsen kann
Kostenfreier Automatisierungs-Check
Wo könnte Ihnen Automatisierung schon heute Arbeit abnehmen?
Prüfen Sie in rund zwei Minuten, wo manuelle Datenübertragungen, getrennte Systeme oder wiederkehrende Arbeitsschritte unnötig Zeit kosten. Ich werte Ihre Angaben persönlich aus und sende Ihnen eine erste, ehrliche Einschätzung – auch wenn eine andere digitale Lösung sinnvoller ist.
Welche wiederkehrenden Tätigkeiten kosten Ihr Team heute unnötig Zeit?
Mehrfachauswahl möglich. Wählen Sie spontan alles, was regelmäßig vorkommt.
2 von 7 · MedienbrücheNoch ca. 90 Sek.
Wo entstehen Brüche zwischen Programmen, Dateien oder Beteiligten?
Gemeint sind Stellen, an denen Menschen Informationen manuell weiterreichen oder neu erfassen müssen.
3 von 7 · SystemlandschaftFast zur Hälfte
Welche Systeme oder Werkzeuge spielen dabei eine Rolle?
Sie müssen keine Produktnamen kennen. Mehrfachauswahl möglich.
4 von 7 · WunschbildMehr als die Hälfte geschafft
Was sollte idealerweise automatisch oder digital passieren?
Wählen Sie das gewünschte Ergebnis – die technische Lösung muss noch nicht feststehen.
5 von 7 · HäufigkeitNur noch 2 Fragen
Wie häufig läuft dieser Prozess ungefähr ab?
6 von 7 · WirkungLetzte Auswahlfrage
Welche Folgen hat der heutige Ablauf für Ihr Unternehmen?
Mehrfachauswahl möglich.
7 von 7 · KurzbeschreibungFast geschafft
Wie läuft der Prozess heute ab – und was soll sich verändern?
Zwei oder drei Sätze genügen. Ihr Anliegen darf auch ein Dashboard, eine individuelle Anwendung oder ein anderer digitaler Prozess sein.
Bitte beschreiben Sie den Ablauf mit mindestens 15 Zeichen.
Träger Gütesiegel Software Made In Germany vom Bundesverband IT Mittelstand e.V.
Viele Unternehmen haben gute Systeme – aber zu viel Arbeit dazwischen
CRM, Buchhaltung, Projektsoftware, Excel und weitere Anwendungen erfüllen jeweils ihren Zweck. Doch häufig sind sie nicht sinnvoll miteinander verbunden. Daten werden deshalb mehrfach erfasst, Informationen manuell weitergegeben und Auswertungen immer wieder neu zusammengestellt. Mit zunehmendem Geschäft wächst dadurch nicht nur der Aufwand. Es entstehen Fehler, Verzögerungen und Abhängigkeiten von einzelnen Personen.
Daten werden mehrfach eingegeben und gepflegt
Kunden-, Projekt- oder Auftragsdaten werden aus einem System übernommen und an anderer Stelle erneut erfasst. Das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.
Bestehende Systeme arbeiten nicht miteinander
Informationen sind vorhanden, müssen aber manuell exportiert, übertragen oder per E-Mail weitergegeben werden.
Wiederkehrende Abläufe müssen jedes Mal angestoßen werden
Dokumente erstellen, Statusmeldungen versenden oder Folgeaufgaben anlegen: Viele vorhersehbare Schritte hängen weiterhin von manueller Bearbeitung ab.
Entscheidungsrelevante Informationen kommen zu spät
Kennzahlen und Auswertungen müssen zunächst aus verschiedenen Quellen zusammengestellt werden. Dadurch fehlt der Geschäftsführung ein aktueller und verlässlicher Stand.
Wichtige Abläufe hängen von einzelnen Personen ab
Nur bestimmte Mitarbeitende wissen, welche Datei benötigt wird, welche Daten übertragen werden müssen und welcher Schritt als Nächstes folgt.
Mehr Geschäft führt unmittelbar zu mehr Verwaltungsaufwand
Steigt die Zahl der Kunden, Projekte oder Aufträge, wächst der manuelle Aufwand im gleichen Verhältnis mit – selbst wenn sich die Abläufe kaum verändern.
Woran Sie als Geschäftsführer merken, dass Ihre Abläufe nicht mehr mitwachsen
Gewachsene Abläufe funktionieren im Alltag häufig noch irgendwie. Ihre Grenzen zeigen sich deshalb nicht immer sofort. Meist werden sie erst sichtbar, wenn mehr Projekte, Kunden oder Mitarbeitende hinzukommen. Dann steigt der Abstimmungsaufwand, Informationen müssen häufiger zusammengesucht werden und einfache Entscheidungen benötigen plötzlich mehrere Zwischenschritte. Spätestens dann lohnt sich die Frage, welche Abläufe sich vereinfachen, verbinden oder automatisieren lassen.
Sie müssen erst nachfragen, bevor Sie einen verlässlichen Stand erhalten
Wichtige Informationen sind grundsätzlich vorhanden, müssen aber von mehreren Personen, Dateien oder Systemen zusammengetragen werden.
Mehr Geschäft erzeugt sofort mehr Verwaltungsaufwand
Neue Kunden, Projekte oder Aufträge führen unmittelbar zu mehr Dateneingaben, Abstimmungen und manueller Nachbearbeitung.
Entscheidungen hängen von manuell erstellten Auswertungen ab
Zahlen stehen nicht automatisch aktuell zur Verfügung, sondern müssen vor Besprechungen oder Entscheidungen erst aufbereitet werden.
Kleine Änderungen lösen unverhältnismäßig viele Arbeitsschritte aus
Eine neue Adresse, ein geänderter Projektstatus oder eine Freigabe muss an mehreren Stellen eingetragen und weitergegeben werden.
Ihre Mitarbeitenden verwalten Prozesse, statt sie zu bearbeiten
Ein spürbarer Teil der Arbeitszeit fließt in Übertragen, Kontrollieren, Nachfragen und Dokumentieren – nicht in die eigentliche wertschöpfende Arbeit.
Das Ziel: Abläufe, die zuverlässig funktionieren – ohne ständiges Nachfassen
Automatisierung bedeutet nicht, möglichst viele Prozesse durch Technik zu ersetzen. Entscheidend ist, wiederkehrende und klar vorhersehbare Arbeitsschritte dort zu reduzieren, wo sie heute unnötig Zeit, Aufmerksamkeit und Kapazität binden. Informationen werden automatisch weitergegeben, Folgeaufgaben zuverlässig ausgelöst und entscheidungsrelevante Daten aktuell bereitgestellt. So entsteht ein Unternehmen, das auch bei wachsendem Geschäft übersichtlich, steuerbar und verlässlich bleibt.
Informationen gelangen automatisch an die richtige Stelle
Daten müssen nicht mehr manuell übertragen oder mehrfach gepflegt werden. Bestehende Systeme tauschen die benötigten Informationen miteinander aus.
Wiederkehrende Abläufe laufen verlässlich im Hintergrund
Dokumente, Benachrichtigungen oder Folgeaufgaben werden automatisch erstellt beziehungsweise angestoßen, sobald die festgelegten Voraussetzungen erfüllt sind.
Kennzahlen, Projektstände und offene Vorgänge stehen schneller zur Verfügung – ohne manuelles Zusammentragen und ständiges Nachfragen.
Wichtige Prozesse hängen weniger von einzelnen Personen ab
Abläufe bleiben nachvollziehbar und funktionsfähig, auch wenn zuständige Mitarbeitende nicht verfügbar sind.
Vorhandene Systeme können sinnvoll weitergenutzt werden
Nicht immer ist eine neue Software erforderlich. Häufig entsteht der größte Nutzen, wenn bestehende Anwendungen intelligent verbunden und gezielt ergänzt werden.
Typische Lösungen für besser verbundene und automatisierte Abläufe
Welche Lösung sinnvoll ist, hängt vom bestehenden Ablauf und der vorhandenen Systemlandschaft ab. Nicht jedes Problem erfordert eine neue Software. Häufig genügt es, bestehende Anwendungen miteinander zu verbinden, wiederkehrende Arbeitsschritte zu automatisieren oder Informationen übersichtlich zusammenzuführen. Wo Standardlösungen nicht ausreichen, kann eine individuelle Anwendung gezielt die verbleibende Lücke schließen.
Schnittstellen und automatisierte Datenflüsse
Bestehende Systeme werden so verbunden, dass Informationen automatisch übertragen und weiterverarbeitet werden. Dadurch entfallen doppelte Eingaben, manuelle Exporte und fehleranfällige Zwischenschritte. Typische Beispiele sind die Verbindung von CRM, Projektsoftware, Buchhaltung, Microsoft 365, Formularen oder individuellen Anwendungen.
Dashboards und automatische Auswertungen
Kennzahlen, Projektstände und weitere steuerungsrelevante Informationen werden aus den vorhandenen Datenquellen zusammengeführt und automatisch aktualisiert. So erhält die Geschäftsführung einen verlässlichen Überblick, ohne Zahlen regelmäßig aus verschiedenen Systemen oder Excel-Dateien zusammentragen zu lassen.
Individuelle Prozess- und Unternehmenslösungen
Wenn bestehende Anwendungen einen wichtigen Ablauf nicht ausreichend unterstützen, kann eine individuelle Lösung die Lücke schließen. So lassen sich beispielsweise Projekte, Aufträge, Angebote, Freigaben oder Abrechnungsprozesse zentral abbilden – angepasst an die tatsächlichen Abläufe des Unternehmens.
Für wen diese Lösungen besonders sinnvoll sind – und warum
Besonders sinnvoll ist die Unterstützung für Unternehmen und Organisationen, deren Abläufe mit der Zeit komplexer geworden sind. Häufig sind bereits verschiedene Systeme im Einsatz – sie arbeiten jedoch nicht ausreichend zusammen oder erfordern weiterhin viele manuelle Zwischenschritte.
Ingenieurbüros und Planungsbüros
Besonders relevant bei projektbezogenen Abläufen rund um Angebote, Projektstände, Zeiterfassung, Dokumente und Abrechnung, wenn Informationen mehrfach gepflegt oder zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden.
Technische Unternehmen
Sinnvoll bei wiederkehrenden Abläufen zwischen Büro, Projektleitung und Außendienst – beispielsweise bei Aufträgen, Einsatzplanung, Dokumentation, Statusmeldungen oder Abrechnung.
Unternehmen, Kanzleien und Vereine mit gewachsenen Abläufen
Geeignet, wenn Informationen über verschiedene Programme, Excel-Dateien und Personen verteilt sind und wiederkehrende Verwaltungsprozesse unnötig viel Zeit binden.
Der Ablauf: Erst prüfen, dann entscheiden, dann umsetzen
Ich arbeite bewusst nicht nach dem Prinzip: „Wir bauen sofort eine Lösung“. Zuerst muss klar sein, wo das eigentliche Problem liegt, welche Abläufe betroffen sind und ob eine digitale Lösung überhaupt sinnvoll ist.
Sie beantworten sieben kurze Fragen zu manuellen Arbeitsschritten, bestehenden Systemen und wiederkehrenden Abläufen. Anschließend prüfe ich persönlich, wo Schnittstellen oder Automatisierungen Aufwand, Fehler und Abhängigkeiten reduzieren können – und ob gegebenenfalls eine andere digitale Lösung sinnvoller ist.
Schritt 2
Analysegespräch
45–60 Minuten Video-Call Kostenfrei
In einem persönlichen Gespräch betrachten wir den betreffenden Ablauf genauer: Welche Systeme sind beteiligt, wo entstehen manuelle Zwischenschritte und welches Ergebnis ist für Ihr Unternehmen wirtschaftlich relevant? Danach lässt sich realistisch einschätzen, welches Potenzial besteht und ob eine weitere Ausarbeitung sinnvoll ist.
Schritt 3
Konteptvorstellung
30-45 Minuten Video-Call Kostenfrei
Wenn nach dem Analysegespräch klar ist, dass eine Lösung sinnvoll sein kann, erarbeite ich ein individuelles Konzept für Ihr Szenario. Darin zeige ich Ihnen, wie ein möglicher Zielzustand aussehen könnte, welche Lösung realistisch ist, welcher Aufwand zu erwarten ist und mit welchem Investitionsrahmen Sie rechnen sollten.
Danach: Wenn Sie sich für ein Projekt entscheiden
Schritt 4
Soll-Konzept
2–3 Wochen 2–3 gemeinsame Termine Belastbare Grundlage
Im Soll-Konzept wird aus der ersten Idee ein konkreter Plan. Wir definieren, welche Abläufe abgebildet werden, welche Rollen beteiligt sind, welche Daten benötigt werden, welche Ansichten sinnvoll sind und welche Funktionen wirklich gebraucht werden. Das Ergebnis ist eine klare Entscheidungs- und Umsetzungsgrundlage – inklusive erster Ansichten und Visualisierungen.
Fairsprechen: Wenn Sie nach dem Soll-Konzept nicht überzeugt sind, erhalten Sie Ihre Anzahlung zurück
Nach Abschluss des Soll-Konzepts wissen Sie genau, wie die Lösung aufgebaut werden soll und welche Funktionen umgesetzt werden. Wenn Sie an diesem Punkt feststellen, dass Sie die Umsetzung doch nicht fortführen möchten, können Sie vom Projekt zurücktreten. In diesem Fall erhalten Sie Ihre Anzahlung zurück und wir beenden das Projekt partnerschaftlich. So gehen Sie kein Risiko ein, dass eine Lösung entwickelt wird, die nicht zu Ihren Erwartungen oder Ihrem Arbeitsalltag passt. Hinweis: Bisher wurde diese Garantie in keinem Projekt in Anspruch genommen – das Soll-Konzept hat bislang immer für ausreichend Klarheit gesorgt.
Schritt 5
Umsetzung
Ø 5-7 Wochen Auf Basis des Soll-Konzepts
Nach Freigabe des Soll-Konzepts beginnt die technische Umsetzung. Die Lösung wird Schritt für Schritt entwickelt, abgestimmt und so aufgebaut, dass sie im Alltag wirklich nutzbar ist. Über ein eigenes Projektmanagement erhalten Sie während der Umsetzung fortlaufend Einblick in den aktuellen Stand. Zusätzlich stelle ich Ihnen regelmäßig Live-Ansichten bereit, damit Sie Zwischenergebnisse frühzeitig sehen, nachvollziehen und bei Bedarf gemeinsam mit mir feinjustieren können. So entsteht die Lösung nicht im Hintergrund, sondern transparent und eng am tatsächlichen Bedarf.
Drei Wege zu klareren digitalen Abläufen
Je nach Ausgangslage braucht Ihr Unternehmen nicht sofort eine komplette neue Software. Manchmal reicht zunächst ein belastbares Konzept. Manchmal geht es um die konkrete Umsetzung. Und manchmal ist eine unabhängige Zweitmeinung sinnvoll, bevor größere Entscheidungen getroffen werden.
Standbein 1
Soll-Konzept
Erst Klarheit schaffen, bevor entwickelt wird
Das Soll-Konzept ist der strukturierte Schritt zwischen erster Idee und konkreter Umsetzung. Es zeigt, welche Abläufe abgebildet werden sollen, welche Rollen beteiligt sind und welche Lösung wirklich sinnvoll ist.
Analyse der aktuellen Abläufe
Definition des Zielzustands
Struktur, Funktionen und Rollenmodell
Grundlage für Aufwand, Angebot und Umsetzung
Standbein 2
Umsetzung
Individuelle Software für gewachsene Prozesse
Wenn klar ist, was gebraucht wird, kann daraus eine schlanke digitale Lösung entstehen. Ziel ist nicht möglichst viel Technik, sondern eine Anwendung, die im Alltag wirklich genutzt wird.
Webbasierte Anwendungen
Dashboards und Auswertungen
Projekt-, Angebots- und Abrechnungsprozesse
Schnittstellen, Importe und Benutzerverwaltung
Standbein 3
Zweitmeinung
Bevor Sie in die falsche Richtung investieren
Wenn bereits eine Idee, ein Angebot, ein Tool oder ein laufendes Digitalprojekt im Raum steht, kann eine neutrale Einschätzung helfen. So erkennen Sie früh, ob Konzept, Aufwand und Nutzen zusammenpassen.
Prüfung bestehender Lösungsansätze
Einschätzung von Angeboten oder Konzepten
Aufdecken von Risiken und fehlenden Bausteinen
Klare Empfehlung für den nächsten Schritt
Unabhängig, direkt und mit klarem Blick auf das eigentliche Problem
Als Wirtschaftsinformatiker betrachte ich Ihre Abläufe aus betrieblicher und technischer Perspektive. Im Mittelpunkt steht nicht ein bestimmtes Tool, sondern das konkrete Problem und der wirtschaftliche Nutzen für Ihr Unternehmen. Erst danach wird entschieden, ob bestehende Systeme verbunden, Abläufe automatisiert oder individuelle Funktionen entwickelt werden sollten.
Kontakt
Weberando | im E-Port Mallinckrodtstraße 320 44147 Dortmund
Ich beschäftige mich vor allem mit der Frage, wie mittelständische Unternehmen gewachsene Abläufe vereinfachen, bestehende Systeme sinnvoll verbinden und wiederkehrende manuelle Arbeit reduzieren können. Dabei geht es nicht um Automatisierung um jeden Preis, sondern um wirtschaftlich sinnvolle Verbesserungen: weniger doppelte Datenpflege, weniger Fehler und verlässlichere Informationen für die Geschäftsführung. Ich arbeite ehrlich und pragmatisch: Was gut funktioniert, bleibt bestehen. Verändert wird nur, was im Alltag unnötigen Aufwand, Abhängigkeiten oder fehlende Transparenz erzeugt. Mein Ziel ist keine Software um der Software willen, sondern ein Unternehmen, dessen Abläufe auch bei Wachstum übersichtlich und verlässlich funktionieren.
Übrigens
Mit meiner Marke Weberando bin ich Mitglied im Bundesverband IT-Mittelstand e.V. und Träger des Gütesiegels Software made in Germany
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