Wenn Sie als Unternehmensberater:in in einen Prozess einsteigen, werden Sie sicher öfter erleben, dass die notwendigen Prozess-, Projekt oder Auftragsdaten in Excel-Tabellen verwaltet werden.

Vermutlich werden Sie mir zustimmen: Das ist aufwendig. Und: Häufig weiß im Unternehmen keiner im Detail, ob die Daten immer stimmen – und ob der daraus abgeleitete Status und die errechneten Ergebnisse richtig sind.

Häufig ist ein solcher Status außerdem “heute” anders als “gestern”, weil die Datengrundlage sich “auf einmal” geändert hat oder weil zwei Personen völlig unterschiedlich auswerten und interpretieren.

Einen Vorwurf kann man keinem machen: Prozesse und Unternehmen verändern sich ständig und wachsen häufig so schnell, dass man kaum noch Zeit findet, den Prozess kritisch zu hinterfragen und gesunde Strukturen zu schaffen.

Mandanten dieser Art brauchen externe Unterstützung, um ihre Datensituation aufzuräumen, unnötige Prozessschleifen zu cutten und den Prozess wieder “zu verstehen” und auf das Wesentliche zu beschränken (das ist vermutlich einer Gründe dafür, dass Sie das Mandat angenommen haben).

Ich durfte bereits in vielen Projekten dabei unterstützen, die dafür nötige Softwarestruktur zu entwickeln. Meistens kommuniziere ich in solchen Fällen nur mit der Unternehmensberatung, die wiederum Kontakt zum Mandanten hat. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das für alle Beteiligten oft die einfachste Lösung ist. Wo immer gewünscht, übernehme ich aber auch gerne die Moderation, wenn es etwa darum geht, den Mandanten (IT-technisch) abzuholen und zu beraten. Die Art der Zusammenarbeit in dieser Dreierkonstellation bleibt also immer flexibel – und kann so gestaltet werden, wie es aus Ihrer Sicht am meisten Sinn macht. 

Wenn Sie als Unternehmensberater:in in einen Prozess einsteigen, werden Sie sicher öfter erleben, dass die notwendigen Prozess-, Projekt oder Auftragsdaten in Excel-Tabellen verwaltet werden.

Vermutlich werden Sie mir zustimmen: Das ist aufwendig. Und: Häufig weiß im Unternehmen keiner im Detail, ob die Daten immer stimmen – und ob der daraus abgeleitete Status und die errechneten Ergebnisse richtig sind.

Häufig ist ein solcher Status außerdem “heute” anders als “gestern”, weil die Datengrundlage sich “auf einmal” geändert hat oder weil zwei Personen völlig unterschiedlich auswerten und interpretieren.

Einen Vorwurf kann man keinem machen: Prozesse und Unternehmen verändern sich ständig und wachsen häufig so schnell, dass man kaum noch Zeit findet, den Prozess kritisch zu hinterfragen und gesunde Strukturen zu schaffen.

Mandanten dieser Art brauchen externe Unterstützung, um ihre Datensituation aufzuräumen, unnötige Prozessschleifen zu cutten und den Prozess wieder “zu verstehen” und auf das Wesentliche zu beschränken (das ist vermutlich einer Gründe dafür, dass Sie das Mandat angenommen haben).

Ich durfte bereits in vielen Projekten dabei unterstützen, die dafür nötige Softwarestruktur zu entwickeln. Meistens kommuniziere ich in solchen Fällen nur mit der Unternehmensberatung, die wiederum Kontakt zum Mandanten hat. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass das für alle Beteiligten oft die einfachste Lösung ist. Wo immer gewünscht, übernehme ich aber auch gerne die Moderation, wenn es etwa darum geht, den Mandanten (IT-technisch) abzuholen und zu beraten. Die Art der Zusammenarbeit in dieser Dreierkonstellation bleibt also immer flexibel – und kann so gestaltet werden, wie es aus Ihrer Sicht am meisten Sinn macht. 

Als Planungsbüro im Bereich der Architekten und Ingenieure halten Sie sich an die HOAI und müssen Ihre Planungsphasen sauber dokumentieren und lückenlos überwachen. Neben Ihren eigenen Notizen kommen häufig zusätzliche Dokumente hinzu. Wenn Sie bei einem Projekt wissen wollen, wie der Status ist, müssen Sie den Status häufig erst erarbeiten – weil die dafür notwendigen Details auf viele Tabellen (und Köpfe?) verteilt sind und zusammengetragen werden müssen.

Das geht einfacher:

• Sie wollen wissen, wo das Projekt steht? Ein Klick genügt: Alle Projektteilnehmer erfassen ihre jeweils eigenen Daten und das System errechnet daraus (nach Ihren Vorgaben) einen Echtzeit-Gesamtstatus und den Projektfortschritt
• Dashboards und Zeitübersichten zur monatlichen Abrechnung? Stehen sofort bereit – und müssen nicht manuell erarbeitet werden 
• Keine zig Tabellen mehr – sondern eine Software für alle Projektteilnehmer wie Kalkulatoren, Bauleiter und Projektleiter – intern wie extern
• Alle sehen bei Blick auf das Projekt immer denselben Stand – statt jedes Mal ein anderer Status – mit der Möglichkeit einzustellen, wer was sehen (und machen) darf

Die Abrechnung von Pflegedienstleistungen erfolgt in der Regel durch eine Kombination von Leistungen der Pflegeversicherung, Krankenversicherung und möglichen Eigenanteilen der Pflegebedürftigen. Die Details hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Pflegegrad der Person, der Art der Pflege (ambulant, stationär, teilstationär) und den vereinbarten Leistungen mit dem Pflegedienst. Eine Abrechnung durchzuführen kann deshalb mitunter sehr aufwendig sein. Mithilfe einer individuellen Softwarelösung können die notwendigen Schritte vereinfacht, automatisiert und digital überwacht werden.

Auch die Disposition von Pflegekräften ist oft kompliziert. Auch hier bietet sich häufig Optmierungspotential.

Wenn Sie Bautätigkeiten koordinieren, verwalten Sie vermutlich Rückmeldungen verschiedener Projektteilnehmer, wie etwa von

• Projektleitern,
• Bauleitern
• oder Kalkulatoren.

Häufig müssen Maßnahmen erfasst oder Zeiten dokumentiert werden, um den Baufortschritt zu dokumentieren und am Ende des Leistungszeitraums eine Abrechnung erstellen zu können. Wenn Sie solche Daten in Excel-Tabellen verwalten, müssen Sie die Tabellen entweder ständig an die zuständigen Personen senden (und zurückfordern) – oder Sie lassen sich die Daten senden und tragen diese am Ende selbst in die Tabelle ein.

Dass dabei ein enormer Aufwand auf allen Seiten entsteht und die Fehlerquote hoch ist, ist nicht überraschend.

Mit einer Software, die als Bindeglied zwischen allen Beteiligten fungiert, ist das Dilemma sofort vorbei.

Als Besitzer laden Sie alle Projektteilnehmer in die Software ein – und alle Projektteilnehmer tragen eigenständig (und problemlos parallel) ihre Daten selbst ein. Jeder sieht beim Öffnen der Software dieselben Daten und denselben Stand. Und: Sie müssen selbst nichts mehr erfassen, nachtragen oder korrigieren. Ihr Aufwand geht deutlich zurück und die Fehlerquote sinkt sofort gen Null.

Wenn Sie als Callcenter Anrufe entgegennehmen, werden Sie vermutlich jeden Call dokumentieren und regelmäßig eine Zusammenfassung an Ihren Auftraggeber senden. Auch hier passiert die Kommunikation häufig mithilfe von Excel-Tabellen, in die Sie alle Call-relevanten Daten eintragen. Genau diese Tabellen müssen Sie anschließend “irgendwie” versenden, was anstrengend, kritisch (Datenschutz?) und wenig elegant ist. 

Viel besser wäre es, wenn Sie Ihre Daten in einer eigenen Software erfassen, die so clever ist, dass Sie für jeden Kunden beliebige Felder vordefinieren und noch während des Calls befüllen können. Ihr Kunde erhält parallel (für dieselbe Software) einen eigenen Zugang und kann in Echtzeit seine Calls und Ihre Notizen und Hinweise mitverfolgen. Dass Sie Ihrem Kunden pro aktiv informieren oder ihm etwas zumailen müssen, ist vorbei.  Und: Wenn Sie zum Ablauf Ihres Abrechnungszeitraums abrechnen, dann haben Sie sofort die entsprechende Datengrundlage – die die Software übrigens auf Wunsch auch vorbereiten, visualisieren oder versenden kann. 

Bereiche, bei denen man prozessual oft optimieren kann, wenn die Datenverwaltung in aufwendigen Excel-System erfolgt:

• Leadgenerierung
• Betreuung von Kundenhotlines
• Bearbeitung von Kundenanfragen

Fahrschulen haben mit der Verwaltung der Daten ihrer Fahrschüler:innen eine Menge Arbeitsaufwand. Nicht selten werden solche Daten in komplexen Excel-Tabellen verwaltet. Ab der Anmeldung geht es los:

• Personendaten?
• Welche Führerscheinklasse?
• Evtl. welcher Standort?
• Theoriestunden?
• Praxisstunden?

Eine Individualsoftware kann über den gesamten Prozess hinweg unterstützen:

• Digitale Anmeldung (online)
• Digitale “Akte” mit allen Daten
• Teilnehmerlisten für den Theorieunterricht
• Berechnung, wieviele Stunden noch abzuleisten sind
• Prüfung, ob alle Daten für die Führerscheinprüfung vorhanden sind

In einem meiner Projekte durfte ich eine große Fahrschule dabei unterstützen, eine digitale Warteliste für angehende Fahrschüler:innen zu entwickeln, in die man sich online eintragen kann – und über die man automatisch eine eigene Warteposition erhält.

Ich weiß, dass viele Fahrschulen bereits eine Möglichkeit zur “Online-Anmeldung” eingerichtet haben – allerdings fließen die Daten nicht selten am Ende trotzdem wieder in eine Excel-Struktur, die es dann wieder mühsam zu verwalten gilt.

Die Möglichkeiten, den Prozess stark zu vereinfachen und die Fehlerrate abzustellen  sind vielfältig und flexibel.

Jeder Dienstleister, der eher individuelle Prozesse hat, wird häufig keine geeignete Standardsoftware finden. Meist kommen dann komplexe Excel-Tabellen zum Einsatz, die anfangs auch funktionieren. Mit steigender Datenmenge aber (oder steigender Teamgröße – oder beidem) treten immer häufige Probleme auf:

• Verschwundene Daten
• Formel- und Datenfehler
• Kaum Überblick
• Kein paralleles Arbeiten
• Hoher manueller Aufwand

Eine individuell entwickelte Software, die genau für den Prozess entwickelt ist, bringt klare Stärken mit:

• Überblick – auf Knopfdruck
• Maximale Automatisierung
• Paralleles Arbeiten
• Arbeiten von überall 
• Hohe Datensicherheit

Lassen Sie uns gerne in einem ersten 20 Minuten Call besprechen, ob eine Individualsoftware für Ihren Prozess wirklich geeignet ist und Sinn macht. Suchen Sie sich über einen der orangenen Buttons auf dieses Seite einen Termin für einen kostenfreien Erst-Check aus.